e-Learning: la proposición de valor 28/03/08

El valor de la formación vía web para la empresa es la suma de su capacidad para reducir costes, generar beneficios, ser accesible por todo el mundo, en todo momento y lugar, y de hacerlo todo a la mayor velocidad.

MACBA

Para las empresas y organizaciones que vienen utilizando la formación presencial para su equipo humano, la decisión de implementar un programa de formación online (con costes iniciales de desarrollo a menudo superiores a los de un curso tradicional) debe basarse en unos criterios empresariales claros:

Criterios de éxito:

Coste – Calidad – Servicio – Velocidad

Vamos a examinarlos uno por uno.

1) Coste

Existe un consenso sobre que la formación vía web permite ahorrar dinero; es decir, que un buen programa de formación online permite alcanzar un nivel de aprendizaje por lo menos equivalente al de la formación tradicional con un coste inferior. Veamos dónde se produce este ahorro.

Viajes y desplazamientos: Un porcentaje significativo de los costes de la formación empresarial corresponde a gastos de viaje y dietas, tanto de los instructores como de los alumnos. La formación online elimina estos costes.

Instalaciones y materiales: La necesidad de aulas, sillas, pizarras, etc. se elimina o se reduce drásticamente.

Gastos administrativos: Se eliminan o simplifican muchas tareas administrativas, como la inscripción de alumnos, distribución de documentos y materiales de trabajo, control de asistencia y evaluaciones, etc.

Salarios: Los empleados normalmente cobran el tiempo que pasan en formación. Como la formación vía web suele ser más eficiente y no exige desplazamientos, este tiempo es menor. Si el alumno realiza la formación fuera del horario de trabajo, el coste todavía es menor.

Costes de oportunidad: Es decir, los ingresos que dejan de generarse porque alguien está en formación y no en el trabajo. Aunque no siempre se tienen en cuenta, diversos estudios señalan que es en este apartado donde la formación vía web permite mayores ahorros.

Dos factores inciden especialmente en la economía de la formación vía web:

La formación vía web es más eficiente: Un curso realizado online puede requerir entre un 25 o un 50 % menos tiempo que el mismo curso en el aula. En primer lugar, no hay que esperar a que esté todo el mundo reunido, presentar la clase, repartir materiales, pausas para el café, etc. En segundo lugar, y más importante, los alumnos pueden avanzar a su propio ritmo, saltándose el material que ya conocen, sin tener que esperar a otros estudiantes que van a un ritmo más lento ni a que el instructor termine unas explicaciones dirigidas a los alumnos de nivel medio.

Los ciclos de tiempo son más cortos: Para formar a 500 personas mediante un curso de 3 días con un solo instructor en grupos de 20 alumnos se necesitan más de tres meses. Si se intenta reducir este plazo añadiendo instructores o aumentando el tamaño de las clases, se incurre en mayores costes o se perjudica la calidad de la formación, y aun así el tiempo necesario sigue siendo de un orden superior al de la formación vía web.

2) Calidad

El segundo criterio de rendimiento empresarial es la calidad. La pregunta aquí es si la solución de formación vía web resulta en un incremento adecuado del conocimiento y una mejora del rendimiento, o dicho de otro modo, si se ha justificado la inversión.

Para responder con precisión a estas preguntas en cada caso particular, es necesario proceder a una evaluación a posteriori de la formación, o mejor dicho, a una serie de evaluaciones en distintos niveles a fin de obtener la imagen completa.

La experiencia acumulada hasta el momento indica que el nivel de retención de los conocimientos adquiridos en la formación supera generalmente al de la formación tradicional.

3) Servicio

En el caso de la formación vía web, este criterio equivale a accesibilidad. El programa de formación mejor diseñado y más eficaz no valdrá mucho si es de difícil acceso. En esencia, se ha de procurar que la formación esté disponible para todos los que la necesiten, sin tener que desplazarse a otro edificio, por ejemplo. Si la formación se sigue desde fuera del lugar del trabajo, hay que procurar que no plantee exigencias de software o hardware superiores a las que es razonable encontrar en un ordenador doméstico o un cibercafé.

Junto con la accesibilidad, debe considerarse la calidad del acceso. Que un usuario pueda acceder a la formación por medio de un módem de baja velocidad no resuelve nada si debe descargar archivos multimedia pensados para un sistema de banda ancha.

4) Velocidad

El cuarto criterio de éxito es la velocidad, y aquí hay tres consideraciones principales:

¿Cuánto se tarda en tener a punto una iniciativa de formación vía web? Es decir, la cuestión del desarrollo. Por supuesto, esta pregunta y otras semejantes, como “¿Cuántas horas de desarrollo hacen falta para impartir una hora de curso?”, dependen de tantos factores que sólo pueden responderse caso por caso y tras un trabajo previo de definición.

¿Cuánto tarda esta iniciativa de formación en alcanzar a todos sus destinatarios? La cuestión del despliegue. En este aspecto, el del tiempo necesario para impartir una determinada formación a un elevado número de empleados, la formación vía web ofrece unos resultados muy superiores a la formación tradicional, y tanto más cuanto mayor sea el número de alumnos y más dispar su procedencia geográfica.

¿Cuánto se tarda en modificar la iniciativa de formación? La cuestión de la actualización de contenidos, por cambios o innovaciones en la empresa, por la necesidad de distribuir información nueva o modificada, etc. También en este punto la formación vía web supera claramente a la tradicional.

De los cuatro criterios citados, éste es probablemente el decisivo para la mayoría de las empresas, y no sólo porque una mayor velocidad repercute en una disminución de costes. En la economía actual, la velocidad es más que una ventaja competitiva: puede ser una necesidad de supervivencia.

[Este artículo está adaptado de e-Learning. Strategies for Delivering Knowledge in the Digital Age, de Marc J. Rosenberg.]